Este documento informa cómo FORMAX8 COLOMBIA S.A.S. trata los datos personales que recibe en sus relaciones comerciales y a través de sus canales digitales. Para ejercer derechos sobre sus datos puede escribir a atencionalcliente@formax8.net.
01Identificación del responsable del tratamiento
FORMAX8 COLOMBIA S.A.S., identificada con NIT 901.229.385-3 y domiciliada en Barranquilla, Colombia, es responsable del tratamiento de los datos personales recopilados mediante sus canales comerciales, digitales y de atención al cliente.
- Razón social
- FORMAX8 COLOMBIA S.A.S.
- Dirección
- Carrera 74 No. 75-165, Interior 2, Barranquilla, Colombia
- Correo de contacto
- atencionalcliente@formax8.net
- Teléfono
- +57 605 360 6898
- WhatsApp comercial
- +57 320 517 8005
- Sitio web
- www.formax8.com
02Objeto y alcance
Esta política establece las condiciones bajo las cuales FORMAX8 COLOMBIA S.A.S. recopila, utiliza, almacena, consulta, transmite, conserva y, cuando corresponde, elimina información personal de clientes, clientes potenciales, distribuidores, proveedores y demás personas que interactúan con la empresa.
Se aplica a datos tratados mediante los sitios web y los canales de atención digital de FORMAX8, incluidos WhatsApp Business, Facebook Messenger, Instagram y otros medios que la empresa habilite para sus operaciones. También comprende los sistemas tecnológicos utilizados para automatizar la atención y gestionar las solicitudes recibidas.
03Datos personales recopilados
Según la naturaleza de la interacción, FORMAX8 podrá tratar información como:
- Nombres y apellidos, teléfono y correo electrónico.
- Ciudad, país y datos de ubicación suministrados voluntariamente.
- Nombre de empresa, establecimiento o actividad profesional.
- Consultas, solicitudes, mensajes y archivos compartidos voluntariamente.
- Información relacionada con cotizaciones, pedidos, facturación, garantías y servicio técnico.
- Historial de atención y comunicaciones comerciales.
- Información técnica necesaria para la operación, la seguridad y la trazabilidad de los servicios digitales.
La empresa procurará recopilar únicamente información adecuada, pertinente y necesaria para las finalidades informadas.
04Finalidades del tratamiento
- Atender consultas sobre equipos, productos y servicios comercializados por FORMAX8.
- Brindar asesoría comercial, suministrar información técnica y preparar cotizaciones.
- Gestionar solicitudes de compra, pedidos, facturación y entregas.
- Prestar soporte técnico, capacitación, mantenimiento y atención de garantías.
- Mantener registros de comunicaciones y efectuar seguimiento a solicitudes pendientes.
- Gestionar relaciones con distribuidores, proveedores y aliados comerciales.
- Mejorar la calidad, oportunidad y seguridad de los canales de atención.
- Cumplir obligaciones contractuales, contables, tributarias y legales.
- Enviar novedades comerciales, ofertas o comunicaciones promocionales cuando exista la autorización correspondiente y se respeten las preferencias del titular.
Los datos no se utilizarán para finalidades incompatibles con las informadas sin contar con la autorización adicional que legalmente corresponda.
05Atención automatizada e inteligencia artificial
FORMAX8 podrá utilizar asistentes virtuales y sistemas de inteligencia artificial para facilitar la atención comercial y técnica en sus canales digitales.
Estas herramientas podrán procesar el contenido de los mensajes enviados voluntariamente, identificar el motivo de una consulta, consultar información autorizada sobre productos o servicios y generar respuestas automatizadas.
Para ello, FORMAX8 podrá utilizar proveedores tecnológicos de procesamiento de mensajes e inteligencia artificial. El tratamiento deberá limitarse a las finalidades informadas y a la información necesaria para atender cada interacción, conforme a las medidas de protección de datos aplicables.
Los usuarios podrán solicitar que sus consultas sean revisadas por personal de FORMAX8 cuando la naturaleza de la solicitud así lo requiera. Las respuestas automatizadas de carácter informativo no sustituyen diagnósticos médicos, decisiones profesionales ni condiciones contractuales formalmente aceptadas por la empresa.
06Plataformas tecnológicas y terceros
Para desarrollar sus operaciones, FORMAX8 podrá utilizar servicios externos de mensajería, automatización, inteligencia artificial, alojamiento, seguridad y gestión documental, incluidos, según corresponda:
- Meta Platforms / WhatsApp Business Platform: gestión de mensajes y comunicaciones.
- OpenAI API: procesamiento de consultas mediante inteligencia artificial.
- n8n: automatización de procesos.
- Cloudflare: conectividad, alojamiento o seguridad de servicios digitales.
- Google y otros proveedores: herramientas documentales y operativas necesarias para procesos autorizados.
El acceso de proveedores a los datos se limitará a lo necesario para prestar los servicios correspondientes y estará sujeto a las disposiciones contractuales y legales aplicables. Las transmisiones y transferencias internacionales de datos se realizarán con observancia de los requisitos previstos en la normativa colombiana.
07Autorización del titular
FORMAX8 solicitará la autorización previa, expresa e informada del titular cuando sea legalmente necesaria, utilizando medios que permitan acreditar su otorgamiento, como formularios, mensajes y otros mecanismos electrónicos permitidos por la ley.
Cuando una persona contacte a FORMAX8 para solicitar información, soporte o atención comercial, la empresa informará las finalidades pertinentes y tratará los datos de conformidad con la base jurídica aplicable.
Solicitar atención no constituye, por sí solo, autorización para recibir publicidad no solicitada.
08Derechos de los titulares
De acuerdo con la legislación colombiana, los titulares podrán:
- Conocer, consultar y acceder a sus datos personales.
- Solicitar su actualización o rectificación.
- Ser informados, previa solicitud, sobre el uso y las finalidades del tratamiento.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada cuando corresponda.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión de sus datos en los casos legalmente procedentes.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, previo cumplimiento del trámite que corresponda ante el responsable o encargado.
- Acceder gratuitamente a sus datos en las condiciones previstas por la ley.
09Consultas, reclamos y canales de atención
Los titulares podrán presentar consultas, solicitudes de corrección, actualización, supresión o revocatoria de autorización escribiendo a atencionalcliente@formax8.net.
La solicitud deberá permitir identificar al titular y describir claramente lo solicitado. FORMAX8 podrá requerir información razonablemente necesaria para comprobar la identidad y preservar la confidencialidad de los datos.
- Consultas: respuesta dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, con las prórrogas legalmente previstas.
- Reclamos: respuesta dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, sujeto a los requisitos y las prórrogas previstas por la legislación aplicable.
La supresión de datos o la revocatoria de una autorización podrán estar sujetas a obligaciones legales o contractuales de conservación.
10Conservación y seguridad de la información
Los datos se conservarán durante el tiempo razonablemente necesario para las finalidades informadas, la atención de relaciones comerciales o contractuales y el cumplimiento de las obligaciones legales pertinentes.
FORMAX8 adoptará medidas técnicas, organizativas y administrativas razonables para proteger la información contra accesos no autorizados, pérdida, alteración, divulgación o uso indebido. El acceso estará limitado al personal autorizado y a los proveedores que deban intervenir legítimamente en el tratamiento.
Cuando las finalidades se hayan cumplido y no exista obligación de conservación, la información será eliminada o sometida a procesos apropiados de anonimización, según corresponda.
11Datos sensibles y datos de menores de edad
FORMAX8 no solicita habitualmente datos personales sensibles para prestar sus servicios comerciales ordinarios. Se recomienda no compartir diagnósticos, fotografías clínicas u otra información sensible que no sea necesaria para la atención solicitada.
Cuando resulte indispensable tratar datos sensibles, se informará su finalidad y se solicitará la autorización explícita correspondiente, salvo las excepciones legales. El suministro de tales datos será facultativo en los términos de la ley.
El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes respetará sus derechos prevalentes y los requisitos especiales establecidos por la normativa aplicable.
12Comunicaciones comerciales
FORMAX8 podrá enviar información sobre productos, servicios, actividades y promociones cuando cuente con la autorización correspondiente u otra habilitación legal aplicable.
El destinatario podrá solicitar en cualquier momento el cese de comunicaciones promocionales mediante los canales de contacto indicados. Esto no impedirá que se envíen comunicaciones estrictamente necesarias para atender relaciones contractuales, obligaciones legales o solicitudes del titular.
13Actualizaciones de la política
FORMAX8 podrá actualizar esta política para reflejar modificaciones legales, operativas o tecnológicas. Cuando corresponda, comunicará los cambios sustanciales mediante canales apropiados.
La versión vigente estará disponible para consulta pública en esta dirección.
14Legislación aplicable
Esta política se interpreta de acuerdo con las disposiciones colombianas sobre protección de datos personales, especialmente la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y las normas que las modifiquen, complementen o sustituyan.